Fungsi, Cara Pembuatan, dan Contoh SOP Perusahaan

Written by Anto

Pengertian SOP

SOP atau singkatan dari Standard Operasional Prosedur merupakan panduan secara tertulis bagi seluruh elemen perusahaan dalam menjalankan operasional perusahaan sesuai fungsi dan tanggung jawab masing-masing bagian. Menurut Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan  Reformasi Birokrasi Republik Indonesia, Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Tujuan Pembuatan SOP

Standard Operasional Prosedur (SOP) dibuat dengan tujuan antara lain untuk mempermudah pelaksanaan proses operasional perusahaan, merapikan urutan proses, dan menertibkan pekerjaan tersebut sehingga mudah dalam pengontrolan setiap saat.

Fungsi atau Manfaat SOP

Beberapa fungsi penting SOP sehingga harus ada di dalam sebuah organisasi atau perusahaan antara lain sebagai berikut:

  1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan masing-masing bagian dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya;
  2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang karyawan atau pelaksana dalam melaksanakan tugas;
  3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual karyawan dan organisasi secara keseluruhan;
  4. Membantu masing-masing bagian menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses operasional sehari-hari;
  5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
  6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan;
  7. Memastikan pelaksanaan tugas operasional perusahaan dapat berlangsung dengan baik dalam berbagai situasi dan kondisi;
  8. Menjamin konsistensi pekerjaan yang baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur;
  9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh setiap bagian dalam melaksanakan tugasnya;
  10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi karyawan di setiap bagian;
  11. Memberikan informasi mengenai tugas dan tanggung jawab yang dipikul oleh masing-masing bagian dalam melaksanakan tugasnya;
  12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi karyawan atau perusahaan dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan;
  13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
  14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural.

Cara Membuat SOP

Berikut adalah beberapa tahapan dalam membuat SOP Perusahaan

1. Penyusunan Tim Pembuat SOP

Untuk membuat SOP tentunya diperlukan tim yang bisa saling memberi masukkan. Anggota tim bisa diambil dari berbagai bagian dengan memilih SDM yang dipandang berkompeten dalam bidang kerjanya sehingga bisa menciptakan SOP yang tepat dan efektif untuk setiap bagian nantinya. Masing-masing anggota tim ini harus mampu memetakan proses kerja dalam divisinya.

2. Memetakan Proses Bisnis (Business Process Mapping)

Pemetaan proses bisnis ini bertujuan untuk memvisualisasikan rangkain seluruh aktivitas dari sebuah perusahaan atau organisasi. Pemetaan proses binis ini juga harus bisa mendemonstrasikan bagaimana proses pekerjaan dalam organisasi ini dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan bisa ytergambar dengan jelas/ ekplisit.

3. Menyusun Narasi

Narasi dari SOP masing-masing bagian harus dituliskan sesuai dengan urutan langkah kerja. Hal ini untuk memastikan bahwa SOP mudah dijalankan karena sesuai dengan kejadian nyata dalam operasional sehari-hari. Sebagai contoh dari SOP bagian pembelian, Jika perusahaan hendak membeli barang, maka bagian pembelian harus membuat surat pesanan (PO), PO harus mendapatkan atau ditandatangani oleh direksi, setelah mendapatkan persetujuan dari direksi, barulah PO bisa dikirimkan ke vendor. itu adalah contoh langkah kerja yang merupakan sebuah prosedur standard yang harus dijalankan oleh bagian pembelian.

4. Review Narasi

Setelah narasi SOP selesai disusun, lakukan review terlebih dahulu sebelum benar-benar disosialisasikan untuk diterapkan. Review sebaiknya dilakukan oleh masing-masing bagian sehingga akan mudah menemukan hal-hal yang diperlukan atau jika ada hal-hal yang tidak sesuai dengan bagian tersebut. Hasil review kemudian dikumpulkan kembali dalam grup diskusi untuk dilakukan perubahan SOP yang tepat.

5. Simulasi

SOP perlu diuji kelayakannya dengan cara dilakukan simulasi langsung ke bagian-bagian terkait. Setiap bagian akan melakukan pekerjaan sesuai urutan langkah yang ada dalam SOP tersebut. Jika ada kejanggalan atau SOP yang dibuat justru menghalangi lancarnya operasional harus segera dilaporkan kepada tim pembuat SOP untuk segera dilakukan perbaikan. Dalam simulasi SOP ini, perlu juga disimulasikan tindakan penanganan jika SOP tidak mungkin dijalankan dalam kondisi-kondisi darurat seperti sistem error atau mati listrik dan sebagainya.

6. Pengesahan

SOP yang sudah selesai dan sudah disepakati bersama, selanjutnya diserahkan kepada pimpinan perusahaan untuk disahkan dan bisa segera untuk disosialisasikan.

7. Sosialisasi

Sosialisas perlu dilakukan dalam briefing berkala. Sosialisasi pertama kali bisa dibacakan oleh setiap kepala bagian masing-masing kepada timnya. Dalam briefing selanjutnya pembaca SOP bisa dari staf bagian terkait agar yang bersangkutan bisa lebih mengingat dan bisa menjalankanya standard operasional prosedur dengan lebih konsisten.

Contoh SOP

Untuk melihat contoh SOP silahkan download dalam ebook Standard Operasional Prosedur di bawah ini

Anto
Digital Marketer
Pemilik Peternakan Kampung Kelinci
Pemegang Saham PT Kalbe Farma Tbk
Pemegang Saham PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional Syariah Tbk
Pemegang Saham PT Aneka Tambang Tbk
Pemegang Saham PT Telekomunikasi Indonesia Tbk

About the author

Anto

Digital Marketer
Pemilik Peternakan Kampung Kelinci
Pemegang Saham PT Kalbe Farma Tbk
Pemegang Saham PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional Syariah Tbk
Pemegang Saham PT Aneka Tambang Tbk
Pemegang Saham PT Telekomunikasi Indonesia Tbk

Leave a Comment