Standard Operating Procedures (SOP) adalah Sebuah prosedur yang distandardkan serta menjadi acuan dalam melakukan proses kerja di suatu perusahaan. Idealnya setiap perusahaan akan membutuhkan SOP agar seluruh sistem operasional di dalamnya berjalan secara seragam. Sehingga akan menciptakan ciri khas, standarisasi perusahaan serta meminimalisir kesalahan yang mungkin dilakukan semua pihak yang bekerja di perusahaan itu.

Berikut enam alasan esensial mengapa setiap perusahaan harus membuat SOP untuk diterapkan:

  • Mengetahui job description atau tugas dan peran masing – masing SDM di perusahaan tersebut
  • menetapkan proses kerja serta tanggung jawab masing – masing SDM dengan jelas
  • Memberi keterangan yang saling berkaitan antara proses kerja yang satu dengan yang lainnya
  • Menetapkan sistem serta proses kerja yang seragam dan konsisten.
  • Meminimalisir bahkan menghindari kesalahan yang dilakukan semua SDM di perusahaan
  • Memudahkan proses evaluasi terhadap semua SDM di perusahaan mengenai proses hingga kinerja SDM baik secara individu maupun kerja tim.

SOP yang dibuat oleh masing – masing perusahaan akan berbeda satu dengan yang lainnya. Karena masing – masing kebutuhan perusahaan berbeda. Namun, membuat SOP yang mudah, efektif serta sesuai dengan sasaran, dapat diperlukan 16 langkah yang sangat penting dalam penyusunan SOP suatu perusahaan.

Berikut 8 cara penting dalam penyusunan SOP perusahaan:

  1. Memahami Apa Saja Ketentuan yang Ingin Ada di SOP

Hal pertama yang perlu dipertimbangkan dalam pembuatan SOP adalah mengetahui apa saja ketentuan yang ingin dibuat dan dimasukkan dalam SOP perusahaan. Pastikan untuk memasukkan tiga hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membuat kerangka SOP, yaitu (1) tugas seperti apa dan apa saja yang perlu dikerjakan, (2) Siapa saja yang perlu mengerjakan tugas tersebut, (3) Cara terbaik apa saja yang perlu dilakukan untuk melaksanakan tugas yang telah diberi.

ISO – 9000

ISO – 9000 merupakan standard Internasional yang dapat digunakan untuk menyusun sebuah SOP perusahaan, terutama perusahaan besar.

Dalam penyusunan ISO – 9000, berikut struktur standard yang merupakan template ISO – 9001: 2015 yang dapat digunakan:

  • Judul ISO
  • Nama bagian/ departemen dalam perusahaan
  • Tujuan pembuatan SOP
  • Tanggung jawab yang diberikan beban
  • jangkauan atau cakupan
  • Prosedur yang diinginkan

Namun jika perusahaan tersebut masih baru atau masih proses berkembang, metode dan standard lain yang lebih simple namun sebagus ISO – 9000 adalah dengan mendokumentasikan SOP. Dengan mendokumentasikan, pemilik usaha atau perancang SOP dapat memberikan batasan atau cara seperti apa yang bisa dilakukan olehnya dan timnya.

Membuat Poin Checklist dan Mengembangkannya

Selain membuat SOP menurut template ISO yang dipilih, pemilik usaha atau perusahaan dapat melakukan brainstorm penetapan SOP dengan membuat beberapa poin berbentuk checklist kemudian mengembangkannya. Mula – mula, buatlah poin – poin penting dan utama mengenai berbagai macam tugas atau to do list yang harus dikerjakan oleh semua SDM perusahaan. Kemudian mengkategorikan list pekerjaan dengan bagian atau tim yang dapat menangani pekerjaan tersebut. Cara seperti ini sangat cocok untuk diterapkan oleh para pengusaha solo atau pelaku usaha kecil hingga menengah yang masih proses berkembang karena penerapan ISO yang mudah dilakukan.

  1. Memetakan dalam bentuk Flow Diagam

Proses pembuatan awal SOP dengan menggunakan flow diagram sebenarnya hampir sama dengan penggunaan poin checklist. Hanya saja flow diagram sifatnya lebih visual dan lebih mudah dalam mempresentasikan atau mendiskusikan dengan sesama rekan kerja dalam pembuatan SOP.

  1. Mengumpulkan stakeholder yang relevan

Setelah mengetahui apa saja yang ingin dimasukkan dalam standard SOP perusahaan menggunakan salah satu dari ketiga metode diatas, langkah selanjutnya adalah mengumpulkan stakeholder yang relevan.

  1. Menentukan Premis atau Tujuan dibuatnya SOP

“Apa yang ingin anda raih dengan diterapkannya SOP di lingkungan kerja anda?” Itulah pertanyaan yang harus ada dan dijawab untuk membuat SOP yang efektif.

  1. Menentukan Struktur SOP mu

Jika anda bekerja di perusahaan besar dan sedang menangani pembuatan SOP, idealnya, anda akan merepresentasikan lembaran SOP mu dengan tampilan yang formal. Yaitu meliputi cover laporan SOP beserta judul, beberapa isi SOP yang telah ditetapkan hingga menyebutkan referensi yang detail.

Namun jika anda memiliki atau bekerja di sebuah start up dan bertugas menyusun SOP, laporan ketetapan SOP mungkin akan lebih sederhana, bahkan bisa di buat dan dibagikan dalam bentuk Ms. Word yang dapat juga di konversi ke bentuk PDF yang sesuai dengan ISO – 9000.

5. Gunakan Style yang Konsisten

SOP dibuat agar sistem dan ketentuan dalam lingkup kerja dapat dipakai secara konsisten. Untuk itu buatlah aturan dan ketentuan SOP yang dapat dijalankan terus menerus, penggunaan bahasa yang formal, dan sebagainya.

Berikut dua hal dasar dalam penulisan dan penentuan ketetapan SOP agar dapat dipahami dan dilakukan secara konsisten:

Awali dengan kata kerja: Selalu gunakan kata kerja di awal penulisan kalimat yang mengidentifikasikan sebuah tugas/ pekerjaan. Dengan menggunakan kata kerja, akan memberikan instruksi jelas kepada siapapun yang membaca dan diberikan beban pekerjaan.

Singkat, Padat dan jelas: Buatlah tulisan dalam SOP singkat, padat dan jelas. Untuk membuatnya, buatlah beberapa list mengenai tugas kerja yang diawali dengan kata kerja. Kemudian di masing – masing list, berikan penjelasan singkat lebih lanjut mengenai tugas kerja tersebut yang harus diketahui oleh pengemban tugas.

6. Membuat Notasi untuk Memberikan Acuan Proses Pelaksanaan Kerja sesuai SOP

Untuk ukuran perusahaan besar, menentukan notasi yang nantinya dijadikan acuan pelaksanaan kerja sesuai SOP disebut BPMN or Business Process Model and Notation. BPMN ini memberikan gambaran jelas menggunakan bentuk grafis sehingga step atau proses untuk melaksanakan kerja sesuai SOP lebih mudah dipahami. Berikut salah satu contoh BPMN sederhana dalam lingkup kerja perusahaan penerbitan:

7. Melakukan Testing

Sebelum SOP benar – benar disahkan, SOP harus di uji coba terlebih dahulu. Cara terbaik adalah dengan mengimplementasikan ke seluruh tim di perusahaan sesuai ketetapan draft SOP. Jika dalam prakteknya mereka tidak mendapatkan kendala apapun dalam menerapkan maka SOP tersebut siap disahkan. Namun jika ditemukan kendala, ketetapan SOP harus di revisi. Mengkomunikasikan dengan tim yang bersangkutan juga dapat dilakukan untuk mendapatkan solusi terbaik.

8. Melakukan Finalisasi dan Menerapkan SOP

Setelah peraturan SOP sudah siap. Tahapan akhir adalah melakukan finalisasi dengan memberikan laporan ketentuan SOP yang sudah final. Kemudian melakukan mensosialisasikan kepada semua pegawai di perusahaan mengenai ketentuan SOP yang telah ditetapkan dan disahkan.

Nova